In dieser Kurzübersicht werden die wichtigsten Aspekte zur GoBD dargestellt. Wer muss sie anwenden, wer ist für die Ordnungsmäßigkeit zuständig, welche Dokumente sind betroffen und welches sind die Kernelemente der GoBD.
Was bedeutet die Abkürzung "GoBD"?
Die Abkürzung „GoBD“ bedeutet „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.
Das ist die Bezeichnung für eine Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums für Finanzen (BMF). Grundsätzlich gelten BMF-Schreiben zunächst nur für die Finanzverwaltung. Steuerpflichtigen dienen BMF-Schreiben zur Orientierung bei der Gestaltung von steuerrechtlichen Vorgängen.
Die GoBD enthalten Vorgaben für alle EDV-Systeme, die steuerrelevante Daten direkt oder indirekt erfassen oder verarbeiten.
Wer muss die GoBD anwenden?
Im Gegensatz zu den GoBS gelten die GoBD nicht allein für buchführungspflichtige Unternehmen, sondern auch für Selbständige, Freiberufler und Kleinunternehmer, die nicht buchführungspflichtig sind.
Alle Steuerpflichtigen sind gleichermaßen verpflichtet, die GoBD zu erfüllen.
Wer ist für die Ordnungsmäßigkeit der GoBD verantwortlich?
Im Schreiben des BMF heißt es dazu: „Für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen (…) ist allein der Steuerpflichtige verantwortlich. Dies gilt auch bei einer teilweisen oder vollständigen organisatorischen und technischen Auslagerung von Buchführungs- und Aufzeichnungsaufgaben auf Dritte (z. B. Steuerberater oder Rechenzentrum).“
Für Unternehmen heißt dies, dass in jedem Fall der Geschäftsführer für die Einhaltung der GoBD verantwortlich ist.
Welche Dokumente betreffen die GoBD?
Die GoBD gelten grundsätzlich für alle Daten, die für die Besteuerung relevant sind. Dazu gehören unter anderem Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Geschäfts- und Handelsbriefe sowie Buchungsbelege.
Die GoBD beziehen sich dabei sowohl auf eigene ausgehende Buchungsbelege, als auch auf eingehende Belege wie Geschäftsbriefe und Eingangsrechnungen. Sie betreffen auch E-Mails, sofern diese Geschäftsbriefe und steuerrechtlich relevante Vorgänge beinhalten.
Was sind die Kernelemente der GoBD?
Ersetzendes Scannen
- Unter bestimmten Bedingungen dürfen Papierbelege nach dem Scannen vernichtet werden.
Archivierung bzw. revisionssichere elektronische Aufbewahrung
- Der Begriff Revisionssicherheit bezieht sich auf aufbewahrungspflichtige oder aufbewahrungswürdige Informationen und Dokumente.
- Diese sind nach den Anforderungen der GoBD revisionssicher zu archivieren.
Verfahrensdokumentation
- Verfahrensdokumentation ist der Prozessablauf der digitalen Buchführung sowie der vorgelagerten Systeme.
- Alle Prozessschritte müssen im Unternehmen durch eine Anwenderdokumentation dargestellt werden.
- Die Anwenderdokumentationen aller Systeme müssen vorlegbar sein.
Ersetzendes Scannen
Archivierung bzw. revisionssichere elektronische Aufbewahrung
Verfahrensdokumentation
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