In dieser Kurzübersicht werden einige Aspekte auf dem Weg zur Digitalen Rechnung dargelegt.
Wie ist die Ausgangslage?
Die Eingangsrechnungen kommen in Papierform an. Danach gilt es, die Rechnungen mit Stempeln zu versehen, zu kopieren und per Hauspost durchs Haus laufen zu lassen, um sie manuell zu prüfen, freizugeben, zu begleichen und schließlich korrekt abzulegen.
Die manuelle Verarbeitung von Papierbelegen ist ein umständlicher und zeitaufwendiger Prozess, der zudem noch fehlerbehaftet ist.
Was ist das Ziel?
Das Ziel ist, eine standardisierte, durchgängige und weitgehend automatisierte Rechnungsverarbeitung zu implementieren, damit ein automatischer Abgleich der elektronischen Eingangsrechnungen mit den Bestellungen bis hin zur automatisch eingeleiteten Zahlung erfolgt.
Ziel ist, eine weitgehend automatisierte Rechnungsverarbeitung zu installieren.
Wie kann dieses Ziel erreicht werden?
Dieses Ziel lässt sich in drei aufeinanderfolgenden Schritten erreichen.
- Umstellung auf einen digitalen Rechnungsworkflow bei eingehenden Papierrechnungen
Dazu scannt ein Mitarbeiter die eingehenden Papierrechnungen, die dann sofort automatisch einem System zur elektronischen Rechnungsverarbeitung übergeben werden. Eine OCR-Software zur Texterkennung erfasst automatisch die Rechnungsdaten (z.B. USt-Pflichtangaben, Belegnummer, Bestellnummer, Kreditor). Diese Daten müssen somit nicht mehr zeitaufwendig manuell erfasst werden. Schon dieser erste Schritt eines elektronischen Rechnungsworkflows vom Eingang bis zur Ablage erhöht die Prozessgeschwindigkeit deutlich. - Einführung einer elektronischen Rechnungsprüfung
Die gescannten Rechnungsbelege werden automatisiert den im System vorhandenen Bestellungen zugeordnet. Dabei können schon automatisiert erste Plausibilitätsprüfungen durchgeführt werden. Die so vom System vorgeprüften Rechnungen werden dann zur weiteren Prüfung an die im System vorgesehenen und angelegten Bearbeiter in den jeweiligen Fachbereichen elektronisch weitergeleitet. Nach der erfolgreichen Prüfung erscheinen sie beim zuständigen Mitarbeiter zur Freigabe der Zahlung. - Umstellung aller Rechnungseingänge auf elektronische Belege
Alle Rechnungseingänge werden im nächsten Schritt auf elektronische Belege umgestellt. Dies setzt eine entsprechende Kommunikation mit den Lieferanten voraus. Idealerweise stimmt der Einkauf schon während des Beschaffungsprozesses ab, in welchem Format – PDF, ZUGFeRD, XRechnung, EDI – und auf welchem Weg – E-Mail, Download, FTP – die zugehörige Rechnung übermittelt werden soll. Zudem ist es ratsam, in jedem einzelnen Fall die vorgesehenen Rechnungsformate mit der eigenen IT abzustimmen.
1. Bei eingehenden Papierrechnungen auf einen digitalen Rechnungsworkflow umstellen.
2. Eine elektronische Rechnungsprüfung einführen.
3. Alle Rechnungseingänge auf elektronische Belege umstellen.
Welche Abstimmungen sind notwendig?
Das erfolgreiche Projekt der Einführung eines Rechnungsworkflows setzt vorhergehende umfangreiche Abstimmungen mit internen und externen Beteiligten voraus.
Grundsätzlich liegt die Schwierigkeit darin, intern und extern zu erreichen, dass die auszutauschenden Daten von allen beteiligten Systemen einwandfrei verarbeitet werden können.
Intern sind dazu immer der Einkauf, die Logistik (Wareneingang) und vor allem die eigene IT in diesen Abstimmungs- und Anpassungsprozess mit einzubeziehen. Oftmals ist schon bei der ersten internen Abstimmung deutlich zu erkennen, dass nicht alle "historisch gewachsenen" Datenbestände und Kontierungsmodelle den Ansprüchen für eine automatisierte Abwicklung genügen.
Damit ist der erste Arbeitsschritt auf dieser Ebene die Abstimmung über den Aufbau aller notwendigen Datensätze. Erfahrungsgemäß sind in dieser Phase umfangreiche Abstimmungen zwischen den unterschiedlichen Anforderungen aller betroffenen Bereiche (Einkauf, Logistik, Produktion, Vertrieb, Rechnungswesen und IT) erforderlich, für die man ausreichend Zeit (eher Monate als Wochen) einplanen sollte.
Nachdem diese internen Abstimmungen durchgeführt und in den betroffenen Systemen umgesetzt wurden, können die weiteren notwendigen Abstimmungen mit den Lieferanten und auch Kunden durchgeführt werden.
Da auch hier zu erwarten ist, dass auf beiden Seiten noch Anpassungen vorzunehmen sind, muss auch für diesen Abstimmungs- und Anpassungsschritt ausreichend Zeit eingeplant werden.
Abstimmungen mit allen internen und externen Beteiligten sind für die erfolgreiche Einführung eines Rechnungsworkflows notwendig.
Für diese umfangreichen Abstimmungen sollte ausreichend Zeit eingeplant werden.
Was sind die wesentlichen Herausforderungen?
Zusammengefasst lässt sich sagen, dass diese drei Punkte die wesentlichen Herausforderungen sind:
- Rechtsgrundlagen: Die detaillierten Anforderungen des Steuerrechts (GoBD) und speziellen Anforderungen der unterschiedlichen E-Rechnungs-Verordnungen von Bund und Ländern (ZUGFeRD und XRechnung) sind zu beachten.
- Kommunikation: Alle Anforderungen interner und externer Beteiligter sind an Abläufe sowie Datenformate abzustimmen.
- Umsetzung: Alle abgestimmten Abläufe und Datenformate müssen in den eigenen Systemen umgesetzt werden.
Geltende Rechtsgrundlagen beachten.
Kommunikation aller internen und externen Beteiligten abstimmen.
Abgestimmte Abläufe und Datenformate in die eigenen Systeme umsetzen.
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