In dieser Kurzübersicht erfahren Sie, wie Sie Ihr E‑Rechnungsprojekt schnell, sicher und damit erfolgreich umsetzen können. Sie erfahren, worauf es bei der Umsetzung ankommt und wie Sie Fehler vermeiden.
1. Bestimmen Sie einen Projektverantwortlichen
Noch vor Projektbeginn ist ein Projektverantwortlicher zu bestimmen, der die Leitung des Vorhabens übernimmt. Danach sollte das Projektteam zusammengestellt werden. Es kann aus einem Kern-Team bestehen und in den verschiedenen Projektphasen nach Bedarf mit weiteren Mitgliedern aus verschiedenen Unternehmensbereichen bzw. von externen Dienstleisten ergänzt werden.
Die Projektmitglieder sollten sich in regelmäßigen Treffen gegenseitig auf den aktuellen Stand bringen und weitere Maßnahmen besprechen.
2. Legen Sie konkrete Ziele fest
Beschreiben Sie, was Sie durch Einführung elektronischer Rechnungsprozesse erreichen wollen. Das können Punkte wie Compliance, Kosteneinsparungen, Geschwindigkeitssteigerungen, Fehlerfreiheit, Steigerung der Kundenzufriedenheit oder Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit sein.
3. Prüfen Sie weitere Optimierungsmöglichkeiten in anderen Unternehmensbereichen
Überlegen Sie mit der Geschäftsführung und den Verantwortlichen aller Unternehmensbereiche, ob weitere verwandte Abwicklungsprozesse optimiert werden sollten. Das können eigene und fremde Bestell- oder Bezahlprozesse sein, und es kann auch die Anbindung an Buchungs- und Shopsysteme betreffen.
4. Überlegen Sie, wie hoch der Grad der Automatisierung sein soll
Soll nur der Empfang bzw. Versand elektronisch erfolgen und die weitere Bearbeitung, wie Prüfung und Freigabe, dann manuell erfolgen? Oder soll eine weitgehende vollautomatisierte Rechnungsbearbeitung mit abschließender Buchung im ERP‑System erreicht werden?
5. Stimmen Sie mit Ihren Kunden und Lieferanten die benötigten Formate ab
Prüfen Sie, welche Formate Ihre Geschäftspartner verwenden bzw. vorschreiben oder erwarten. Die in Deutschland wichtigsten Formate sind:
- ZUGFeRD: eine Kombination von PDF und XML, gemäß der E‑Rechnungsverordnung vieler Bundesländer
- XRechnung: reines XML, gemäß der E‑Rechnungsverordnung des Bundes
- EDI/EDIFACT: wird vor allem im Bereich Automotive/Lebensmittelindustrie verwendet
Beachten Sie dabei, dass für Bund und Länder unterschiedliche E‑Rechnungsverordnungen gültig sind.
6. Bedenken Sie die durchgängige elektronische Verarbeitung von E‑Rechnungen
Grundsätzlich gilt, dass elektronisch eingehende Rechnungen durchgängig elektronisch verarbeitet werden müssen. Das betrifft vor allem diese Punkte:
- Elektronischer Prüfbericht: Er protokolliert, wer wann, mit welchem Verfahren und mit welchem Ergebnis geprüft hat.
- Elektronischer Workflow: Legen Sie möglichst einheitliche Prüf- und Freigabeschritte für alle E‑Rechnungsarten fest.
- Elektronische Archivierung: Elektronische Rechnungen sind in elektronischer Form an einem zulässigen Aufbewahrungsort aufzubewahren. Sie müssen für Prüfungszwecke nach Aufforderung unverzüglich zur Verfügung gestellt werden können.
7. Verfahrensdokumentation
Vor allem aus steuerrechtlichen Gründen (Stichwort GoBD) ist eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. In vielen Fällen werden Sie dazu Informationen und Unterstützung aus dem IT-Bereich benötigen.
In der Verfahrensdokumentation sind diese Punkte zu beschreiben:
- Entstehung der Rechnungsdaten
- Erstellung der Rechnung
- Versand und Empfang der Rechnungen
- Prozess der Speicherung der Rechnungsdaten und der Aufbewahrung der Rechnung
- Beschreibung der Indexierung zur Selektion und maschinellen Auswertbarkeit von Rechnungsdaten und Rechnungen
- Sicherungsmaßnahmen gegen Verlust und Verfälschung
- Bedeutung von Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben, Symbolen
Wenn Sie Fragen haben, können Sie mir gerne eine Mail senden oder einen unverbindlichen und kostenlosen Gesprächstermin mit mir vereinbaren.