Ab dem 1. Januar 2025 kommt für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen in Deutschland die Pflicht, im B2B-Bereich E-Rechnungen auszustellen. Damit wird die digitale Rechnungsabwicklung ein wichtiger Bestandteil zeitgemäßer Unternehmensführung werden.
Während die Digitalisierung beim Rechnungsaustausch in anderen europäischen Ländern schon fortgeschrittener ist, tun sich viele Unternehmen und Verwaltungen in Deutschland damit noch schwer. Sie ermöglicht Mitarbeitern in Buchhaltungsabteilungen, Rechnungen schneller, transparenter und fehlerfreier zu verarbeiten.
Was ist eine E-Rechnung?
Ab dem 1.1.2025 ist eine E-Rechnung eine digitale Rechnung in einem strukturierten Format. Dies sind vor allem XML-Formate wie ZUGFeRD und XRechnung oder andere strukturierte Dateien (wie EDI). E-Rechnungen bieten mehrere Vorteile, u.a.
- Effizienz: Die automatisierte Erstellung, Übermittlung und Verarbeitung von E-Rechnungen führt zu einer schnelleren Abwicklung ausgehender und eingehender Rechnungen
- Kostenersparnis: Dank des Wegfalls von Papier, Druckerfarbe und Porto profitieren Unternehmen zunächst von Einsparungen im Bereich Materialaufand. Weitaus größere Einsparungen werden sich im Bereich Personalaufwand ergeben. Durch die ererichbare weitgehend automatisierte Rechnungsverarbeitung kann erheblich Arbeitszeit eingespart werden. Mitarbeiter werden von Routineaufgaben befreit.
- Fehlerfreiheit: Eine weitgehend automatisierte Datenübernahme verringert das Risiko von Eingabefehlern durch manuelle Dateneingaben.
E-Rechnungs-Pflicht im B2B-Bereich ab 2025
Mit der E-Rechnungsverordung des Bundes im Jahr 2018 wurden bereits verpflichtende Standards für elektronische Rechnungen an die öffentliche Verwaltung eingeführt. Genau ein Jahr später wurde die E-Rechnung für sämtliche Behörden der Bundesverwaltung Pflicht.
Ab dem 1. Januar 2025 wird schrittweise die E-Rechnungspflicht im Bereich B2B eingeführt. Ein Ziel dabei ist, den Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen. Darüber hinaus plant die EU seit Ende 2022 die Einführung eines Mehrwertsteuer-Meldesystems ab 2028 (ViDA: VAT in the Digital Age, etwa Umsatzsteuer im digitalen Zeitalter). Unternehmen innerhalb der Europäischen Union müssten dann sämtliche steuerrelevanten Daten aus E-Rechnungen an die Finanzverwaltungen der EU-Staaten weiterleiten. In Deutschland soll auf diese Weise eine Mehrwertsteuerlücke von rund 23 Milliarden Euro geschlossen werden.
Die verpflichtende E-Rechnung im B2B-Bereich sollte Unternehmen auch veranlassen, sich jetzt weiter mit dem Thema Digitalisierung im Rechnungswesen auseinanderzusetzen und weitere Prozesse im Rechnungswesen Schritt für Schritt zu digitalisieren. Dies gelingt nicht von heute auf morgen, die Weiterentwicklung und Umstellung erfordert Zeit und noch aufzubauendes Fachwissen.
So können sich Unternehmen auf die E-Rechnung für B2B vorbereiten
Unternehmen sollten Ihre derzeit eingesetzten Software-Lösungen auf E- Rechnungsfunktionalität zu überprüfen. Wenn die Buchhaltung bereits mit DATEV Unternehmen online oder ähnlichen Lösungen arbeitet, lassen sich E-Rechnungen zentral speichern und archivieren. Außerdem ist die Software in der Lage, Inhalte für die Finanzbuchführung oder für die Zahlung offener Rechnungen aus E-Rechnungen automatisch auszulesen.
Schon heute bieten IT-Dienstleister wie DATEV, Lexware auf der Rechnungseingangs- und Ausgangsseite softwarebasierte Unterstützungsmöglichkeiten. Diese können den Mitarbeitern im Rechnungswesen bei der Erstellung, beim Empfang und bei der Weiterverarbeitung von E-Rechnungen helfen.
Unabhängig von der eingesetzten Software ist wichtig, dass die Umstellung auf E-Rechnungen im B2B-Sektor mit einer sorgfältigen Planung verknüpft ist. Folgende Schritte, die Unternehmen gehen sollten, sind dazu notwendig.
- Analyse der aktuellen Situation: Welche Rechnungsprozesse sind bereits digital und welche noch manuell?
- Festlegung von Standards und Formaten: Hier dreht sich alles darum, branchenspezifische Standards und nationale E-Rechnungsformate einzurichten.
- Investition in neue Technologien: Mit der Anschaffung einer aktuellen Software können Unternehmen eine Infrastruktur für den elektronischen Rechnungsaustausch, und notwendige Sicherheitsmaßnahmen aufbauen.
- Mitarbeiter-Schulungen: Für einen reibungslosen Übergang ist es notwendig, dass Mitarbeiter die Rechtsgrundlagen, die neuen Prozesse und Anwendungen kennenlernen.
- Kommunikation mit Geschäftspartnern: Im B2B-Bereich gehört es zum guten Ton, sich mit den Geschäftspartnern über die elektronische Rechnungsabwicklung abzustimmen. Dazu gehören Formate, Abläufe und Übertragungswege.
- Pilotprojekt durchführen: Pilotprojekte sind sinnvoll, um die Funktionalität und die Anpassungsfähigkeit von E-Rechnungssystemen zu testen. So können Probleme frühzeitig erkannt und behoben werden. Praxistipp: Bitte nehmen Sie diesen Punkt ernst! Nicht wäre schlimmer, al wenn Sie Tage oder Wochen nicht in der Lage wäre Rechnungen zu versenden oder eingehende Rechnungen zu verarbeiten!
- Sicherheitsaspekte berücksichtigen: Sicherheitsmaßnahmen sorgen für Vertraulichkeit und Integrität der übermittelten Rechnungsdaten. Mit der zunehmenden Digitalisierung des Rechnungswesens wird auch die Zahl der Angriffe auf Ihr Unternehmen zunehmen!
- Einbindung in bestehende Systeme: Zur Sicherstellung eines effizienten Arbeitsablauf müssen E-Rechnungslösungen in vorhandene Buchhaltungs- und ERP-Systeme integriert werden.
- Fortlaufende Überwachung und Optimierung: Hier kann das Einholen von Rückmeldungen Ihrer Geschäftspartner helfen, die Digitalisierung von Rechnungsabläufen zu verbessern.
Fazit
Die Digitalisierung von Rechnungsprozessen ist ein wichtiger Schritt für mehr Effizienz, Kostenersparnis und Fehlerfreiheit.
Die schrittweise Einführug der E-Rechnungspflicht ab 2025 zielt darauf ab, Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen. Unternehmen sollten jetzt mit der Umstellung beginnen. Dazu gehören die Softwareüberprüfung, Schulungen, Pilotprojekten und Sicherheitsfragen.
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