Die elektronische Rechnungsabwicklung wird durch den Gesetzgeber in den Bereichen B2B und B2G vorgeschrieben. Doch es gibt unterschiedliche Formate. Worin unterscheiden sie sich?
Ein genauer Blick auf ZUGFeRD, XRechnung, UBL und CII zeigt die Unterschiede.
Die gute Nachricht: Grundsätzlich können alle Formate die Anforderungen der EN16931 erfüllen. Bei allen Formaten handelt es sich damit um steuerrechtlich zulässige strukturierte Datensätze.
ZUGFeRD vs. XRechnung
Zunächst werfen wir einen kurzen Blick auf die Formate ZUGFeRD und XRechnung und deren Unterschiede.
ZUGFeRD – Das flexible Hybridformat
- Beschreibung: ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) verbindet eine menschenlesbare PDF-Datei mit maschinenlesbaren XML-Daten.
- Profile: Es gibt drei Varianten (Basic, EN 16931, Extended) für unterschiedliche Anforderungen – von einfachen Rechnungen bis zu komplexen Abrechnungsfällen.
- Vorteile:
- Die PDF- und XML-Kombination ermöglicht Lesbarkeit für Menschen und Maschinen.
- Flexibel einsetzbar zwischen Unternehmen (B2B) und Behörden (B2G).
- Einsatz: Besonders geeignet für Unternehmen, die manuelle und automatisierte Prozesse weiter parallel unterstützen wollen, oder für den Einstieg in den digitalen Rechnungsaustausch.
XRechnung – Der Standard für den öffentlichen Sektor
- Definition: XRechnung ist ein rein maschinenlesbares XML-Format, das speziell für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland entwickelt wurde.
- Merkmale:
- Muss der EU-Norm EN 16931 entsprechen.
- Kann in den beiden technischen Formaten CII oder UBL vorliegen.
- CII (Cross Industry Invoice): Technologischer Standard mit detaillierten Datenstrukturen.
- UBL (Universal Business Language): Weit verbreitetes internationales Austauschformat.
- Vorteile:
- Hohe Standardisierung ermöglicht nahtlose Integration in vorhandene Systeme.
- Pflichtformat für Rechnungen an die meisten öffentliche Verwaltungen in Deutschland.
- Auch für den B2B-Bereich gut geeignet.
- Einsatz: Häufig für B2G-Beziehungen in Deutschland.
UBL vs. CII - Die XML-Syntaxen
Nun werfen wir einen Blick auf die unterschiedlichen Syntaxen. Zunächst: Beides sind Syntaxen innerhalb von XML. Die Syntaxen sind sich ähnlich, aber nicht miteinander kompatibel.
CII – Der technologische Grundlage vor allem für ZUGFeRD
- Beschreibung: Die Syntax Cross Industry Invoice (CII) ist ein Standard der UN/CEFACT und dient als Grundlage für verschiedene Rechnungsformate, darunter ZUGFeRD und XRechnung.
- Merkmale:
- Sehr detaillierte Datenstruktur: Kann viele unterschiedliche Rechnungsinformationen genau abbilden.
- Hohe Interoperabilität: Funktioniert gut mit verschiedenen Software-Systemen.
- Vorteile:
- Universell anpassbar für viele Branchen.
- Basis für die Entwicklung spezifischer Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung.
- Einsatz: Verschiedene Rechnungsformate (nicht zum Beispiel für Auftragsbestätigungen).
UBL – Der internationale Allrounder, für mehr als nur den Rechnungsaustausch
- Beschreibung: Die Syntax Universal Business Language (UBL) ist ein international anerkanntes XML-Format für elektronische Rechnungen und andere Geschäftsdokumente.
- Merkmale:
- Häufige Anwendung in verschiedenen Branchen und anderen Ländern.
- Kann grenzüberschreitend genutzt werden, etwa im internationalen Handel.
- Vorteile:
- Große Akzeptanz weltweit.
- Unterstützung vieler Dokumentarten, z. B. auch Bestellungen und Lieferscheine.
- Einsatz: Besonders geeignet für Unternehmen mit internationalen Geschäftspartnern.
Die wesentlichen Unterschiede auf einen Blick:
Merkmal | ZUGFeRD | XRechnung (CII) | XRechnung (UBL) | UBL | CII |
Zielgruppe | B2B, B2G | vor allem B2G | vor allem B2G | International | Branchenübergreifend |
Lesbarkeit | PDF + XML | Nur XML | Nur XML | Nur XML | Nur XML |
Norm-Basis | EN 16931 + CII | EN 16931 (CII) | EN 16931 (UBL) | Variabel | UN/CEFACT |
Einsatzgebiet | Flexibel | Pflicht für B2G | Pflicht für B2G | International | Technologische Basis vor allem für ZUGFerD |
Besonderheiten | Hybridformat | Hohe Standardisierung | International kompatibel | vollständige Auftragsabwicklung möglich | Rechnungsabwicklung |
(Smartphone: Für Tabelle bitte Landscape-Ansicht verwenden)
Welche Lösung passt zu Ihnen?
- ZUGFeRD: Für Unternehmen, die ein Hybridformat benötigen, das maschinen- und menschenlesbar ist.
- XRechnung: Pflicht bei Rechnungen an die viele öffentliche Verwaltungen in Deutschland. Dabei haben Sie die Wahl zwischen den Formaten CII und UBL, je nach technischen Anforderungen.
- UBL: Die ideale Wahl für internationale Geschäftspartner.
- CII: Grundlage für Unternehmen, die an der Entwicklung oder Standardisierung von Rechnungsformaten beteiligt sind.
Die Wahl des passenden Formats hängt von Ihren Geschäftspartnern und deren Anforderungen ab. Besonders im öffentlichen Sektor ist es wichtig frühzeitig zu wissen, welches Format benötigt wird – und ob die XRechnung als CII oder UBL vorliegen muss.
Haben Sie Fragen dazu? Schreiben Sie mir – ich unterstütze Sie gerne!