Die zulässigen Formate für die E-Rechnung
Wie Sie schon wissen, dürfen Sie beginnend ab dem 1.1.2025 und spätestens ab dem 1.1.2028 nur noch die Formate
- ZUGFeRD
- XRechnung
- EDI (nur nach Abstimmung zwischen beiden Partnern zulässig)
für den Rechnungsaustausch zwischen deutschen Unternehmen einsetzen. Auch die meisten öffentlichen Auftraggeber werden spätestens dann von Ihnen Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD oder XRechnung verlangen
Doch welches Format ist für Ihr Unternehmen am besten geeignet?
ZUGFeRD
Wenn Sie am Anfang im Umgang mit E-Rechnungen stehen und bisher PDF-Rechnungen empfangen und versendet haben, sollten Sie sich zunächst mit dem ZUGFeRD-Format befassen. Es ist eine Art Übergangsformat, und verbindet das Ihnen bekannte PDF-Format mit dem modernen XML-Format. Sie und Ihre Mitarbeiter können so schrittweise die Abläufe bei der Erzeugung und Verarbeitung von XML-Datensätzen lernen und Erfahrungen damit sammeln.
XRechnung
Wenn Ihre Auftraggeber häufig aus dem öffentlichen Bereich stammen, werden Sie oftmals gezwungen sein, XRechnungen erzeugen zu können. Dann sollten Sie sich direkt mit diesem Format befassen.
EDI
Wenn Sie bisher schon mit dem EDI-Format befasst haben, sind Sie bzw. Ihre IT schon gut mit den notwendigen Anpassungen und Abläufen bei der Verarbeitung von Datensätzen vertraut. Für Sie wird es daher recht einfach sein, auch das Format XRechnung erzeugen und verarbeiten zu können.
Kommunikation ist der Anfang von allem!
In jedem Fall fangen Sie sofort mit den ersten Schritten an. Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern im Rechnungswesen, der IT und dem Einkauf, und stellen Sie sicher, dass Sie deren volle Unterstützung bekommen. Stimmen Sie sich immer auch rechtzeitig mit Ihren Kunden und Lieferanten über das zu verwendende Format ab.
Zusammen werden Sie alles recht schnell hinbekommen!