#9: Wann sollten Sie welches ZUGFeRD-Profil verwenden?

Die ZUGFeRD-Profile im Überblick

Die Wahl des richtigen ZUGFeRD-Formats hängt von den gesetzlichen Anforderungen und den Anforderungen Ihrer Geschäftspartner ab. Der aktuelle Stand ist ZUGFeRD 2.3.2, veröffentlicht im November 2024.

Sie sollten immer darauf achten, dass Sie das jeweils aktuelle ZUGFeRD-Format einsetzen. Die Formate werden etwa halbjährlich überarbeitet.

Grundsätzlich gibt es immer drei Varianten eine Formats, sie werden ZUGFeRD-Profile genannt.

Nachstehend finden Sie eine überblicksmäßige Zusammenfassung der ZUGFeRD-Profile.

1. ZUGFeRD 2.3 Basic

• Zielgruppe: Kleine Unternehmen und Geschäftspartner mit einfachen Rechnungsanforderungen.
• Merkmale: Beinhaltet nur grundlegende Informationen wie Rechnungsnummer, Beträge und Steuersätze.
• Einsatz:
  • Für Rechnungen, die keinen besonderen rechtlichen oder technischen Anforderungen unterliegen.
  • Nicht geeignet für öffentliche Auftraggeber oder automatisierte Prozesse.

Meine Empfehlung: Nutzen Sie dieses Profil nur, wenn einfache Rechnungen akzeptiert werden und keine rechtliche Verpflichtung zur Nutzung der EN 16931 besteht.

2. ZUGFeRD 2.3 EN 16931

• Zielgruppe: Unternehmen, die gesetzeskonforme elektronische Rechnungen austauschen müssen, insbesondere bei öffentlichen Auftraggebern (B2G).
• Merkmale: Entspricht vollständig der EU-Norm EN 16931, die für den B2G-Bereich verpflichtend ist.
• Einsatz:
  • Für Rechnungen an öffentliche Verwaltungen (Pflicht).
  • Für Geschäftspartner, die automatisierte Rechnungsverarbeitung einsetzen.

Meine Empfehlung: Dieses Profil ist die sicherste Wahl für Sie, da es in den meisten Fällen gesetzliche und technische Anforderungen erfüllt.

3. ZUGFeRD 2.3 Extended

• Zielgruppe: Unternehmen mit komplexen Rechnungsanforderungen, die zusätzliche Daten oder branchenspezifische Informationen benötigen.
• Merkmale: Umfasst alle Daten des EN-16931-Profils und erweitert diese um Zusatzinformationen für besondere Branchenanforderungen.
• Einsatz:
  • In Branchen wie Logistik oder Gesundheitswesen.
  • Für Geschäftspartner, die zusätzliche Daten erwarten (z. B. detaillierte Leistungsbeschreibungen).

Meine Empfehlung: Verwenden Sie dieses Profil, wenn komplexe Anforderungen explizit gefordert werden.

Was ist neu in ZUGFeRD 2.3.2?

• Aktualisierte Codelisten: Anpassungen gemäß den neuen Vorgaben des Europäischen Komitees für Normung (CEN).
• Erweiterte Datenstrukturen: Zusätzliche Felder, um neue Geschäftsanforderungen zu unterstützen.
• Rundungstoleranzen: Verbesserungen im Profil EXTENDED, um Rundungsabweichungen bei Steuerbeträgen zu berücksichtigen.

Empfehlung für Ihre Praxis

• Mit ZUGFeRD 2.3 EN 16931 liegen Sie in den meisten Fällen richtig, da es die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und universell einsetzbar ist.
• Prüfen Sie in jedem Fall vorab:
  1. Welche Arten der Rechnungsstellung gibt es bei Ihnen? Das könnten Vorkasserechnungen, Gutschriftsverfahren, Teilrechnungen, Zwischenrechnungen, Pro-Forma-Rechnungen, Sammelrechnungen und weitere Rechnungstypen sein. Bestimmen Sie dann das notwendige ZUGFeRD-Profil.
  2. Anforderungen Ihrer Geschäftspartner: Fragen Sie gezielt nach dem von diesen bevorzugten Profil.
  3. Pflichten im B2G-Bereich: EN 16931 ist hier verpflichtend.
  4. Kompatibilität Ihrer IT-Systeme: Stellen Sie sicher, dass Ihre Software die aktuelle Version 2.3.2 unterstützt.

Wenn Sie weitere Unterstützung benötigen oder konkrete Umsetzungsfragen haben, stehe ich gerne zur Verfügung!