Die E-Rechnungspflicht, die ab dem 1. Januar 2025 in Deutschland gilt, verlangt von Unternehmen, strukturierte Rechnungsformate wie ZUGFeRD oder XRechnung zu verwenden. Viele überlegen nun, ob sie mit vorhandenen Programmen wie Word oder Excel arbeiten können. Doch: Diese Werkzeuge sind nicht für die Anforderungen der E-Rechnung gemacht und bringen erhebliche Nachteile mit sich.
1. Keine Automatisierung möglich
E-Rechnungen sind darauf ausgelegt, Rechnungsdaten automatisiert zu verarbeiten. Mit Word und Excel ist dies nicht umsetzbar. Eine weiterhin manuelle Eingabe, Übertragung und Formatierung von Daten führt zu unnötigen Verzögerungen und Fehlern. Branchenanwendungen oder ERP-Systeme hingegen sind dagegen darauf ausgelegt, Daten nahtlos und automatisch weiterzuverarbeiten. Das gilt für alle Abläufe von der Angebotserstellung über die datengestützte Auftragsabwicklung bis zur Verbuchung in der Finanzbuchhaltung.
2. Hohe Fehleranfälligkeit
Manuelle Eingaben sind fehleranfällig: Ein Zahlendreher, ein fehlendes Pflichtfeld oder eine falsche Formatierung genügen, um die Gültigkeit der Rechnung zu gefährden. Solche Fehler führen oft zu Nachfragen oder Ablehnungen durch den Empfänger. Branchenanwendungen und ERP-Systeme bieten dagegen integrierte Prüfmechanismen, die sicherstellen, dass Ihre E-Rechnungen allen gesetzlichen Vorgaben entsprechen, bevor sie versendet werden.
3. Keine durchgängigen Abläufe
Ein reibungsloser Workflow ist der Schlüssel zu effizienten Prozessen. Wenn Sie Word oder Excel verwenden, fehlt die Verknüpfung mit anderen Systeme wie mit Ihrer Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftssoftware. Auch die vorgeschriebene revsionssichere Archivierung ist so oft nicht umsetzbar. Branchenanwendungen oder ERP-Systeme ermöglichen einen durchgängigen Ablauf: Angebote, Rechnungen und Zahlungsinformationen werden in einem einzigen System verarbeitet und stehen so allen Mitarbeitern in Echtzeit zur Verfügung. Das verringert Ihren Verwaltungsaufwand erheblich und erlaubt die rechtssichere Archivierung.
4. Gesetzliche Anforderungen schwer umsetzbar
Die gesetzlich vorgeschriebenen Formate ZUGFeRD und XRechnung basieren auf strukturierten XML-Daten, die von Word oder Excel so nicht unterstützt werden. Zwar gibt es Tools, die die Umwandlung ermöglichen, doch diese sollten nur eine Übergangslösung sein. ERP-Systeme und branchenspezifische Software bieten standardisierte Schnittstellen, die automatisch rechtskonforme E-Rechnungen erstellen und versenden.
5. Branchenanwendungen und ERP-Systeme: Die bessere Wahl
Branchenlösungen und ERP-Systeme haben Funktionen zur E-Rechnung bereits integriert. Diese Systeme bieten Vorteile wie:
- Automatisierte Datenverarbeitung: E-Rechnungen werden direkt erstellt, verarbeitet und weitergeleitet.
- Standardisierte Prozesse: Von der Auftragsbearbeitung bis zur Rechnungsstellung findet alles in einem System statt.
- Schnittstellen: Die Software kann problemlos mit bestehenden Buchhaltungs- oder Warenwirtschaftssystemen verknüpft werden.
- Fehlervermeidung: Automatische Prüfungen verhindern fehlerhafte Rechnungen.
- Zeit- und Kostenersparnis: Weniger manuelle Eingaben bedeuten weniger Aufwand und mehr Effizienz.
6. Versteckte Kosten vermeiden
Word und Excel scheinen auf den ersten Blick kostengünstig, da sie bereits vorhanden sind. Doch die zusätzlichen Aufwände durch fehleranfällige Prozesse, Nacharbeiten und ineffiziente Abläufe führen schnell zu hohen versteckten Kosten. Mit einer passenden Branchenlösung oder einem ERP-System macht sich Ihre Investition durch die Effizienzgewinne in kurzer Zeit bezahlt.
Fazit
Die Einführung der E-Rechnung ist nicht nur eine gesetzliche Vorgabe, sondern auch eine Chance, Ihre Prozesse zu optimieren. Word und Excel sind für die Erstellung von E-Rechnungen nicht geeignet und führen oft zu mehr Aufwand als Nutzen. Branchenanwendungen und ERP-Systeme hingegen bieten eine ganzheitliche, effiziente Lösung, die Ihre Abläufe optimiert, Fehler verringert und damit Ihre Zeit spart. Entscheiden Sie sich für eine Software, die nicht nur den gesetzlichen Anforderungen entspricht, sondern auch perfekt zu Ihrem Unternehmen passt. So machen Sie Ihre Abläufe einheitlicher und können die Vorteile der E-Rechnung als Chance nutzen.
Lassen Sie sich von mir beraten und finden Sie die passende Lösung für Ihr Unternehmen!