Seit 2015 gelten die steuerlichen Regelungen zur elektronischen Rechnungsabwicklung (die GoBD) und seit 2019 verlangen die öffentlichen Auftraggeber E‑Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD oder XRechnung. Dies ist in den E‑Rechnungsverordnungen von Bund und Ländern geregelt.
2023 sind viele Unternehmen und Verwaltungen noch nicht in der Lage, die jeweiligen Anforderungen vollständig umzusetzen.
Das kann zu steuerrechtlichen Problemen und zu wirtschaftlichen Nachteilen führen:
- hoher Aufwand bei der Rechnungserstellung,
- hoher Aufwand bei der Rechnungsprüfung,
- hoher Aufwand bei der Archivierung von Belegen.
Das ist bedauerlich, da mit etwas Unterstützung die Umsetzung aller Vorgaben gut möglich ist.
Um Ihnen und Ihrem Unternehmen oder Ihrer Verwaltung den Einstieg zu erleichtern, habe ich die sieben wichtigsten Punkte zusammengefasst.
1. Bestimmen Sie einen Projektverantwortlichen
Noch vor Projektbeginn ist ein Projektverantwortlicher zu bestimmen, der die Leitung des Vorhabens übernimmt.
Danach sollte das Projektteam zusammengestellt werden. Es sollte aus einem Kernteam bestehen, das in den verschiedenen Projektphasen nach Bedarf mit weiteren Mitgliedern aus verschiedenen Unternehmensbereichen und durch externe Dienstleister ergänzt werden.
Bestimmen Sie nach dem Abschluss des Projekts einen „Digitalisierungsbeauftragten“ für die weitere digitale Entwicklung in allen Bereichen.
2. Legen Sie konkrete Ziele fest
Beschreiben Sie, was Sie durch die Digitalisierung Ihres Rechnungswesens erreichen wollen. Das können Punkte wie Compliance, Kostensenkungen, Geschwindigkeitssteigerungen, Fehlerfreiheit, Steigerung der Kundenzufriedenheit oder Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit sein.
3. Überlegen Sie, wie hoch der Grad der Automatisierung sein soll
Sie sollten zunächst mit der Automatisierung in den Bereichen anfangen, in denen Routinevorgänge stattfinden. Die Faustregel dazu: die mögliche Automatisierungsquote sollte über 50% liegen, die erforderliche manuelle Nacharbeit sollte bei unter 10% liegen.
Dabei ist zu bedenken, dass sich nicht alle Prozesse wirtschaftlich sinnvoll automatisieren lassen.
4. Prüfen und verbessern Sie die aktuelle Prozess- und Datenqualität
In vielen Fällen zeigt sich, dass aktuelle Prozesse und die aktuelle Datenqualität „historisch gewachsen“ sind. Sie erfüllen meist nicht die Anforderungen einer Digitalisierung und Automatisierung.
Erfahrungsgemäß ist der Zeitaufwand zur Abarbeitung dieses Punktes am größten und daher sollte frühzeitig damit begonnen werden. Der hohe Zeitaufwand ergibt sich durch die notwendige Abstimmung mit und zwischen allen betroffenen Unternehmens- bzw. Verwaltungsbereichen.
5. Stimmen Sie mit Ihren Kunden und Lieferanten die benötigten Formate ab
Prüfen Sie, welche Formate Ihre Geschäftspartner verwenden bzw. vorschreiben oder erwarten.
Die in Deutschland wichtigsten Formate sind ZUGFeRD, XRechnung und EDI/EDIFACT.
- ZUGFeRD: eine Kombination von PDF und XML, gemäß der E‑Rechnungsverordnungen vieler Bundesländer
- XRechnung: reines XML, gemäß der E‑Rechnungsverordnung des Bundes
- EDI/EDIFACT: wird vor allem im Bereich Automotive/Lebensmittelindustrie eingesetzt
Beachten Sie, dass für Bund und Länder unterschiedliche E‑Rechnungsverordnungen gültig sind.
6. Streben Sie die durchgängige elektronische Verarbeitung von E‑Rechnungen an
Grundsätzlich gilt, dass elektronisch eingehende Rechnungen durchgängig elektronisch verarbeitet werden müssen.
Das betrifft vor allem die folgenden Punkte.
- Elektronischer Prüfbericht: Er protokolliert, wer wann, mit welchem Verfahren und mit welchem Ergebnis geprüft hat.
- Elektronischer Workflow: Legen Sie möglichst einheitliche Prüf- und Freigabeschritte für alle E-Rechnungsarten fest.
- Elektronische Archivierung: Elektronische Rechnungen sind in elektronischer Form an einem zulässigen Aufbewahrungsort aufzubewahren. Sie müssen für Prüfungszwecke nach Aufforderung unverzüglich zur Verfügung gestellt werden.
7. Erstellen Sie eine Verfahrensdokumentation
Vor allem aus steuerrechtlichen Gründen (Stichwort GoBD) ist eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. In vielen Fällen werden Sie dazu Informationen und Unterstützung aus dem IT-Bereich benötigen.
In der Verfahrensdokumentation sind die folgenden Punkte zu beschreiben.
- Entstehung der Rechnungsdaten
- Erstellung der Rechnung
- Versand und Empfang der Rechnungen
- Prozess der Speicherung der Rechnungsdaten und der Aufbewahrung der Rechnung
- Beschreibung der Indexierung zur Selektion und maschinellen Auswertbarkeit von Rechnungsdaten und Rechnungen
- Sicherungsmaßnahmen gegen Verlust und Verfälschung
- Bedeutung von Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben, Symbolen
Falls Sie Unterstützung benötigen, Ansatzpunkte zu finden, um Ihr Digitalisierungsprojekt schnell, sicher und erfolgreich umsetzen können, können Sie mich gern ansprechen.
Senden Sie mir eine Mail unter info@treuz.de oder vereinbaren Sie gerne einen unverbindlichen und kostenlosen Gesprächstermin mit mir.